Signature électronique des documents

Définition

Avant toute chose, il convient de préciser ce que "signer numériquement" signifie :

• Apposition d'un tampon numérique dans le fichier
• Certifie que le document actuel n'a pas été modifié depuis l'application de ce tampon
• Certifie l'identité du signataire à l'aide d'un certificat numérique

Il ne s'agit donc PAS d'une image intégrée au document ayant la forme d'une signature papier : pour cela, utilisez un tampon dans NotaScan, et cela n'a aucune valeur juridique.

Comment signer ?

Pour signer numériquement dans NotaScan 2.0 et supérieure, cliquez simplement sur ce bouton :

• Le bouton passe en bleu, le document sera signé lorsque vous cliquerez sur "ranger".

Il est nécessaire de cocher "Signer" pour chaque document. Ceci est une contrainte juridique, car vous devez prouver "l'intention" de signer ce document. Le bouton ne sera donc jamais coché par défaut.

Configuration

La première fois que vous cliquerez sur ce bouton, un écran de paramétrage s'ouvrira.
Vous pourrez à tout moment accéder à cet écran en allant dans le sous menu du bouton "Signer".

Cet écran vous permet de choisir entre plusieurs source de certificats numérique, et de choisir le visuel que prendra votre signature.

Il vous permet aussi de renseigner les informations essentielles à la signature concernant votre identité, sachant que ces informations sont à titre indicatives : seul les données du certificat numérique sont juridiquement opposables.

Différents types de certificats :

- Protection numérique simple : Cette signature sera réalisée avec un certificat intégré à l'application, et ne certifie donc PAS l'identité du signataire. Utiliser cette méthode si vous souhaitez simplement protéger le document contre toute modification ultérieure.

- Carte à puce : les certificats "smartcard" contenus sur une carte à puce, lisible à travers un lecteur de carte, ou une carte SIM avec une clef USB. La protection s'effectue avec le code PIN de l'appareil.

- Magasin Windows : si votre organisation utilise l'architecture PKI de Microsoft, vous pourrez accéder à votre certificat depuis le magasin windows. Le choix du certificat s'effectue après avoir cliqué sur "Ranger". La protection s'effectue avec votre session Windows. Cette option permet aussi la signature par carte à puce. Il s'agit de l'option recommandée.

- Fichier P12 : Choisissez cette option si votre certificat vous a été fourni sous forme de fichier. Il faut alors fournir le chemin vers ce fichier, dont la sécurité est assurée par un mot de passe associé à ce fichier.

- Carte REAL : Cette fonctionnalité est spécifique aux notaires (voir plus bas)

Visuel de la signature :

Vous pouvez choisir plusieurs sources de rendu pour votre signature :

Tablette Wacom, Stylet sur écran tactile, un fichier image, ou pour les notaires une image de la clef REAL.

Lorsque vous cliquerez sur le bouton "Signer", il faudra choisir dans le document, l'emplacement de la signature manuscrite. Une signature "bidon" apparaitra, qui sera remplacée par votre signature réelle lors du rangement.

Au rangement, un écran de saisie pour les stylets sera affichée, afin d'obtenir l'image à intégrer à votre signature.

Clef REAL pour les notaires

Suite a des modifications dans les outils REAL, cette fonction est pour le moment KO. Choisissez le magasin Windows comme source de certificat : votre certificat REAL est en effet disponible par l'interface standard de Windows.

Vos images de signature intégré à la clef ne sont en revanche plus accessibles.

Verrouillage du fichier

Par défaut, le mode "Certifié" est actif par défaut.

Vous pouvez changer le niveau de verrouillage avec les options suivantes :

- Simple : le document n'est pas verrouillé, et des modifications peuvent être faites (ajouts d'annotations). En cas de doute, il est toujours possible de voir la version du document que vous avez signé.

- Certifié : le plus haut niveau de verrouillage, aucune modification ultérieure n'est autorisée.

- Signatures : les champs signatures peuvent être remplis à postériori, ce qui implique de créer ces champs en avance. Le document est toujours certifié.

- Signatures et annotations : les champs signatures et formulaires peuvent être remplis à postériori, ce qui implique de créer ces champs en avance. Le document est toujours certifié.

NB : dans la mesure ou NotaNext ne permet pas de créer ces champs de signatures et formulaires, ces deux options n'ont pas vraiment de sens dans cet usage. Mais si vous avez un fichier déjà conçu avec ce type de champs, ces deux options peuvent être considérées.